Full job description

Rorabeck Sowerby Theriault LLP is looking for a family law clerk to join our dynamic and inclusive team. We are a busy seven lawyer firm practicing primarily family law with an incredible team of support staff who work hard to keep our office running smoothly.

We ask our employees to handle a heavy file load, but in return we offer many fringe benefits. Some of those include:

• Regular office lunches
• Office snacks and treats
• Birthday celebrations
• Annual retreats during work time
• Paid sick days
• 40 hour work week with paid lunch hour
• Flexibility to attend appointments or children’s events with no pay deduction
• Closing the office on any day government offices are closed
• Closing between Christmas and New Year’s
• 3 weeks’ paid vacation

Inside the office, we value teamwork, with all our staff working collaboratively to get things done. Outside the office, we prioritize work-life balance and there is no requirement to work beyond the regular workday.

This is a permanent, full-time position that we would like to fill immediately. However, finding the right person is more important than the start date and we can be flexible in that regard. The hours of work are from Monday to Friday, 9:00 a.m. to 5:00 p.m.

We are looking for someone with some experience in the legal field, preferably in family law, but it is not essential. We are also open to hiring a graduating student in a Law Clerk/Legal Assistant program, with the possibility of starting as a placement student and then moving to a paid position. A diploma is an asset, but we will also consider a combination of other skills, education and experience.

We will train the successful candidate if they clearly demonstrate that they can handle the requirements of this position and have a compatible personality. If you think you have what we are looking for, please ensure it is outlined in your application.

The salary will depend on experience and is negotiable.

We are located in Kingston, and we expect our employees to work primarily in the office. We have the capability to work remotely, and the staff and lawyers have the option to sometimes work at home depending on the office needs.

We often receive very generic applications that do not help us understand how you fit the criteria for this position. Please ensure that you submit a cover letter with your application. It does not have to be long, but it should tell us how your personality and experience will fit in with the needs of our firm.

Your roles and responsibilities would include:

• Accurately serving and filing various legal documents and accurately maintaining the continuing record.
• Ensuring documents are correctly filed through the portal or by email.
• Keeping track of filing deadlines for the various types of Family Court documents.
• Uploading court documents to Case Centre.
• Answering telephones, transferring calls and taking detailed messages when required.
• Assisting the lawyers with billing cash clients, billing Legal Aid Ontario and the Office of the Children's Lawyer.
• Handling new client intake telephone calls.
• Preparing legal documents and correspondence as directed.
• Maintaining the lawyer's schedule, including all court dates (whether it is virtual or in person) and ensuring lawyer has the correct link for virtual appearances.
• Interaction with clients, court staff, and counsel in person, by telephone and by email.
• Supporting other staff members with complex or time sensitive matters.
• Daily use of Outlook, Microsoft Word, DivorceMate and Soluno software.
• Use of office equipment, including fax machine, photocopier, and scanner.
• Other tasks as assigned

Required skills:

• Personable.
• Motivated.
• Sensitive to confidentiality.
• Ability to prioritize and multitask.
• Ability to meet deadlines.
• Punctuality.
• Time management.
• Stress management.
• Attention to detail.
• Ability to handle difficult personalities.
• Team player.

Assets:

• Familiarity with Soluno, DivorceMate and Zoom.
• Law Clerk/Legal Assistant Diploma (or equivalent)
• Knowledge of the Family Law Rules (and/or Rules of Civil Procedure)
• Experience in the areas of real estate and/or wills & estates.
• Bilingualism (English and French). If you are bilingual, please clearly outline your level of bilingualism in your application.

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Rorabeck Sowerby Theriault LLP est à la recherche d’un adjoint ou adjointe juridique en droit de la famille pour se joindre à notre équipe dynamique et inclusive. Nous sommes un cabinet de sept avocates pratiquant principalement le droit de la famille avec une équipe incroyable de personnel de soutien qui travaille dur pour assurer le bon fonctionnement de notre bureau.

Nous demandons à nos employés de gérer une lourde charge de dossiers, mais en retour, nous offrons de nombreux avantages sociaux, tel que :

• Des diners de bureau ;
• Des collations et friandises fournies par le cabinet ;
• Des célébrations d’anniversaire ;
• Des retraites annuelles pendant le temps de travail ;
• Des congés de maladie payés ;
• Une semaine de travail de 40 heures payées ;
• De la souplesse quant aux rendez-vous ou à des événements pour enfants sans déduction salariale ;
• La fermeture du bureau tous les jours où les bureaux du gouvernement sont fermés ;
• La fermeture du bureau entre Noël et le Nouvel An chaque année ; et
• Trois semaines de vacances payées.

Nous apprécions le travail d’équipe, avec tout notre personnel travaillant en collaboration pour faire avancer les choses. À l’extérieur du bureau, nous accordons la priorité à l’équilibre travail/vie personnelle et il n’est pas nécessaire de travailler au-delà de la journée de travail normale.

Il s’agit d’un poste permanent à temps plein que nous aimerions pourvoir immédiatement. Cependant, trouver la bonne personne est plus important que la date de début et nous pouvons être flexibles à cet égard. Les heures de travail sont du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 17 h 00. Nous recherchons quelqu’un qui a une certaine expérience dans le domaine juridique, de préférence en droit de la famille, mais ce n’est pas essentiel.

Nous sommes également ouverts à l’embauche d’un étudiant ou étudiante diplômé dans un programme d’auxiliaire juridique/adjointe juridique, avec la possibilité de compléter un stage, puis de passer à un poste rémunéré. Un diplôme est un atout, mais nous envisagerons également une combinaison d’autres compétences, d’éducation et d’expérience de travail. Nous formerons la personne que nous embauchons si la personne démontre clairement qu’elle peut gérer les exigences de ce poste et possède une personnalité compatible. Si vous pensez avoir ce que nous recherchons, veuillez assurer qu’il est décrit dans votre demande.

Le salaire dépendra de l’expérience et est négociable.

Nous sommes situés à Kingston et nous nous attendons à ce que nos employés travaillent principalement au bureau. Nous avons la capacité de travailler à distance et le personnel ainsi que les avocats ont la possibilité de travailler parfois à domicile en fonction des besoins du bureau.

Nous recevons souvent des candidatures génériques qui ne nous aident pas à comprendre comment vous répondez aux critères de ce poste. Veuillez assurer de soumettre une lettre de présentation avec votre candidature. Il ne doit pas être long, mais il devrait nous dire comment votre personnalité et votre expérience s’adapteront aux besoins de notre cabinet.

Le candidat ou la candidate sera responsable des tâches suivantes :

• Effectuer la signification et le dépôt des documents, et assurer le maintien du dossier continu à la cour.
• S’assurer que les documents sont correctement déposés soit par le portail ou par courriel.
• Garder une trace des délais de dépôt pour les différents types de documents de la cour.
• Téléchargement de documents judiciaires sur Case Centre.
• Répondre aux appels téléphoniques, fournir les informations nécessaires, faire suivre des appels aux autres membres du bureau et prendre des messages.
• Assister les avocats du bureau avec la facturation des clients privés, ainsi que la facturation pour les services rendus à Aide juridique Ontario et le Bureau de l'avocat des enfants.
• Être le point de contact pour les nouveaux clients qui appellent par téléphone.
• Rédiger de la correspondance et des documents juridiques comme indiqué.
• Coordonner les rendez-vous et les dates d’audience pour les avocats (que ce soit virtuelle ou en personne) et s’assurer que l’avocat dispose du bon lien pour les comparutions virtuelles.
• Interagir régulièrement avec les clients, le personnel à la cour et les avocats en personne, par téléphone et par courriel.
• Utilisation quotidienne d’Outlook, Microsoft Word, DivorceMate et Soluno.
• Soutenir d’autres membres du personnel pour des taches complexes ou urgentes.
• Utilisation des fournitures de bureau nécessaires pour certaines tâches, comme le télécopieur, photocopieur et scanner.
• Autres tâches telles que désignées.

Habiletés requises :

• Aimable.
• Motivée.
• Très consciente du besoin de confidentialité.
• Prioriser les tâches et accomplir différentes tâches à la fois.
• Accomplir les tâches à temps.
• Ponctuelle.
• Capacité de bien gérer son temps.
• Capacité de gérer le stress.
• Souci au détail.
• Gérer des personnes émotives ou difficiles.
• Capacité de travailler en équipe.

Atouts :

• Expérience avec l’utilisation de Soluno, DivorceMate et Zoom.
• Diplôme d’auxiliaire juridique/assistant juridique (ou l’équivalent).
• Connaissance des règles du droit de la famille et des règles de procédure civile.
• Expérience dans les domaines du droit immobilier ou les testaments et successions.
• Bilingue (être capable de communiquer en anglais et en français à l’oral et par l’écrit). Veuillez préciser votre niveau de français dans votre curriculum vitae ou votre lettre de présentation.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $24.00-$34.00 per hour

Benefits:

• Paid time off

Schedule:

• Monday to Friday